Hoppa till huvudinnehåll

Konvertering av import

Kriterier för importfilen​

För att importeringen ska bli korrekt så har ett antal kriterier satts för att minska de fel som annars kan uppstå vid en importering av medlemmar i Memlist.

  • Excel filen måste vara i XLSX 2007 format.

  • Alla kolumnar MÅSTE vara formaterade som TEXT.

  • Datumen måste vara i fortmatet ÅÅÅÅ-MM-DD.*

  • Personnummer ska vara enligt formatet ÅÅÅÅMMDD-1234.

  • Födelsedagar ska anges enligt ÅÅÅÅ-MM-DD.

  • Medlemstyp (om detta finns angivet) ska anges med sitt ID.

  • Det får endast finnas 1 blad i filen.

  • JA = 1 NEJ = 0
    Tidigare importfiler innehöll Ja/Nej svar *

  • Minst 3 kolumner varav dessa i filen är obligatoriska:

    • Medlemsnummer (medlemmens medlemsnummer)
    • Föreningsnummer (ID på föreningen)**
    • Medlemskaps butiksartikel (medlemskapet) - Väljer du att ha med denna kolumn så behöver du även kolumnerna Giltig till och Giltig från.

  • Eget kön ska anges enligt följande:

    • Man = M (kommer från Male)
    • Kvinna = F (kommer från Female)
    • Annat = O (kommer från Other)
    • Ökänt = U (kommer från Unknown)

  • Vissa fält har ett begränsat antal tecken som kan tas upp vid importen:

    • Avdelning: 256
    • Gatuadress: 128
    • Postnummer: 16
    • Postort: 123
    • Epost: 128
    • Telefon: 128
    • Förnamn: 128
    • Efternamn: 128
    • C/O: 129
    • Företagsnamn: 128
    • Orgnummer: 128
    • Faktura Förnamn: 128
    • Faktura Efternamn: 128
    • Faktura Gatuadress: 128
    • Faktura Postkod: 16
    • Faktura Postort: 128
    • Faktura Landskod: 8
    • Faktura Epost: 128
    • Faktura Telefon: 128
    • FamiljeID (Får endast innehålla siffror)
    • Eget kön: 32
    • Landskod: 8 (endast landskoder vid import, se PDF: Landskoder2041101)
    • Kommunkod: 8 (se: kommunlankod_2023)
    • Regionskod: 8

  • Obligatoriska kolumner där minst en måste finnas med i importlistan (primärnyckel ska sättas till detta)

    • MEDLEMSNUMMER
    • FÖRENINGSNUMMER*
      I de fall där underföreningar finns. I annat fall importeras samtliga medlemmar till den angivna föreningen när du klicka på Ny Import knappen.
    • MEDLEMSKAPSID (medlemskapsartikel) *
      I de fall där föreningen inte använder medlemskap kan ett medlemskap skapas som sedan används för samtliga i registeringen.

* Formular tillämpas enligt nedan​

För att rätta till eventuella felaktiga format eller konvertera data till text så går det att göra enligt nedan.

Totalt så behövs det skapas 2 nya kolumner. Principen för samtliga formlar är densamma.

  • Kolumn 1 används för att skapa formeln.
  • Kolumn 2 används för att konvertera formeln till ett värde/text.

** Föreningsnummer ID​

Hittas under Underföreningar eller Inställningar/Allmänt ifall aktuell förening är vald.

Konvertera Ja/Nej till 1/0​

  1. Skapa en ny kolumn brevid mål kolumnen (AD).
  2. I kolumnen skriver du in formeln =IF(AD2=”Ja”;1; 0)
    AD2 = Namn och rad på kolumnen.
  3. Dubbelklicka på den gröna lilla fyrkanten nere i högra hörnet (kolumnen fylls med 1 eller 0).
  4. Skapa en ny kolumn brevid AE.
  5. Markera hela AE och kopiera (högerklick -> kopiera eller Ctrl + C).
  6. Markera den nya kolumnen (AF), högerklicka.
  7. Välj Klistra in Special -> Värde.
  8. Endast värdet klistras nu in i AF i ett textformat.
  9. Radera därefter kolumn AD och AE.

Konvertera formaterade celler till text​

Följ denna manual:

Konvertera datum till text​

  1. Skapa en ny kolumn.
  2. I cellen som ska konverteras till (H2) skriver du in:
    =TEXT(G2;"ÅÅÅÅ-MM-DD")
    (Ta bort ” och skriv in ” igen om formateringen blir fel vid kopiering. G2 = kolumn/rad du konverterar från.)
  3. Dubbelklicka på den gröna fyrkanten för att fylla ner.
  4. Skapa en ny kolumn till höger om H.
  5. Markera H, kopiera (Ctrl + C).
  6. Markera nya kolumnen, högerklicka.
  7. Välj Klistra in Special -> Värde.
  8. Datumet klistras nu in som text.
  9. Radera de tidigare två kolumnerna (G och H).

Lägga till + framför telefonnummer​

Telefonnummer ska ha landskodprefix för att kunna fungera fullt ut med SMS-tjänsten (ex +46).

  1. Markera cellerna som ska ändras.
  2. Högerklicka -> Formatera Celler.
  3. Klicka på fliken Anpassad (custom).
  4. Skriv in +0.
  5. Klicka på SPARA.

Rensa bort hyperlänkar på epost adresser​

Alla epostadresser måste vara i ren textform.

  1. Markera hela kolumnen.
  2. Klicka på “Suddigummet”.
  3. Välj Clear formats / Rensa format.

Attribut​

För tillfället går det endast att importera Attribut med fasta värden. Fritext-attribut är undantaget detta tillsvidare.

  • Kolumnen ska ha namnet på Kategorin, ex. Allergier.
  • Värdet ska vara ett av alternativen inom attributen i kategorin, ex. Pollen.