Bokföringssidan
Inledning
På sidan Bokföring ser du alla verifikat som Memlist har skapat, skapar verifikat för hand och exporterar SIE-filer. Sidan finns under Bokföring i vänstermenyn.
Inställningarna i flikarna Fortnox, Spiris och SIE beskrivs i Inställningar för bokföring.
Flikarna Bokförda och Ej bokförda
- Ej bokförda visar verifikat som ännu inte finns i något bokföringsprogram: de som väntar på att skickas till Fortnox eller Spiris, de som inte kunde skickas och de som väntar på att exporteras till en SIE-fil.
- Bokförda visar verifikat som har skickats till Fortnox eller Spiris eller exporterats till en SIE-fil.
Listorna har kolumnerna Verifikatnummer, Verifikationsdatum, Skapad, Meddelande, Belopp, Status och Felmeddelande.
- Verifikatnummer är det nummer som Fortnox eller Spiris gav verifikatet, till exempel A123. Verifikat som inte har förts över, eller som har exporterats till SIE, visar ett streck.
- Verifikationsdatum är det datum verifikatet bokförs på, till exempel betalningsdagen eller fakturadatumet. Saknas ett sådant datum används dagen då verifikatet skapades.
- Skapad är när Memlist skapade verifikatet.
- Belopp är summan av debetraderna.
Med Filtrera kan du begränsa listan till verifikat som skapades mellan två datum. På fliken Ej bokförda visar listan då exakt de verifikat som en SIE-export för samma datum skulle ta med. Se Exportera SIE-fil.
Status
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Ej bokförd | Verifikatet skickas inte automatiskt. Det väntar på en SIE-export. |
| Väntar på synkning | Verifikatet står i kö för att skickas till Fortnox eller Spiris. |
| Fel | Verifikatet kunde inte skickas. Orsaken står under Felmeddelande. |
| Bokförd | Verifikatet finns i Fortnox eller Spiris. |
| Exporterad till SIE | Verifikatet har exporterats till en SIE-fil. |
Öppna ett verifikat
Klicka på en rad för att öppna verifikatet. Du ser status, ID, verifikatnummer och verifikationsdatum, meddelandet och alla debet- och kreditrader med konto, belopp, kostnadsställe, kostnadsbärare, projekt och beskrivning.
Verifikat med status Ej bokförd eller Fel kan ändras. Övriga verifikat är låsta, eftersom de redan finns i bokföringsprogrammet eller står i kö för att skickas dit. Verifikat på fliken Bokförda kan bara visas.
Har verifikatet status Fel visas felmeddelandet överst tillsammans med knappen Försök Synka mot Fortnox igen. Rätta först det som felet gäller, till exempel ett konto som inte finns i Fortnox.
Skapa ett verifikat för hand
Använd ett handskapat verifikat för det som Memlist inte bokför själv, till exempel en återbetalning via Swish eller kort.
- Gå till Bokföring och välj fliken Ej bokförda.
- Klicka på Skapa verifikat.
- Skriv ett Meddelande, till exempel Återbetalning order 1002. Meddelandet är obligatoriskt.
- Fyll i Debetrader och Kreditrader. Varje rad har Konto, Belopp, Kostnadsställe, Kostnadsbärare, Projekt och Beskrivning. Lägg till fler rader med Lägg till rad.
- Kontrollera att verifikatet visar Balanserar, alltså att summan av debet och kredit är lika.
- Klicka på Spara.
Ett handskapat verifikat får dagens datum som verifikationsdatum. Är Fortnox eller Spiris kopplat skickas det dit, annars tas det med i nästa SIE-export.
Exempel: En biljett på 212 kr inklusive 6 % moms återbetalas via Swish. Debet: 3020 Biljettintäkter 200 och 2630 Utgående moms 6 % 12. Kredit: 1930 Företagskonto 212. Det är försäljningens rader med debet och kredit omkastade.
Radmenyn
På fliken Ej bokförda har varje rad en meny med följande val:
- Redigera - öppnar verifikatet.
- Skapa i bokföringsprogram - skickar verifikatet direkt till Fortnox eller Spiris, utan att vänta på kön.
- Radera - raderar verifikatet. Går bara så länge verifikatet inte har förts över eller exporterats.