Inställningar för bokföring
Inledning
Bokföringen ställs in på sidan Bokföring, i flikarna SIE, Fortnox och Spiris. Dessutom behöver varje artikel som säljs ha rätt konton.
Bokföringsmetod, Konto för betalning, Konto för kundfordringar och Verifikationsserie är gemensamma för alla tre flikarna. Ändrar du dem på en flik ändras de även på de andra. Använder ni bara SIE-export gör ni alla inställningar på fliken SIE.
Fliken SIE
Bokföringsmetod och konton
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Bokföringsmetod | Kontantmetoden eller Fakturametoden. Se Kontantmetoden och Fakturametoden. |
| Konto för betalning (fyra siffror) | Kontot som betalningar bokförs på, normalt bankkontot, till exempel 1930. Från början står 1910 (Kassa) här, så kontrollera kontot innan ni börjar bokföra. |
| Konto för kundfordringar (fyra siffror) | Visas bara med fakturametoden och måste då fyllas i, normalt 1510. Fakturor bokförs på kontot när de skapas och betalningar flyttar beloppet därifrån till kontot för betalning. |
| Verifikationsserie (en bokstav) | Serien som verifikaten bokförs i, A-Z. |
SIE-export
Ett verifikat per dag - när inställningen är på summeras varje dags verifikat per konto, kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt till ett enda verifikat i SIE-filen. Är den av blir varje verifikat i Memlist ett eget verifikat i filen. Se Exportera SIE-fil.
Klicka på Spara när du är klar.
Egen bokföring
Sektionen Egen bokföring visas bara på en underförening. Normalt ingår en underförenings verifikat i huvudorganisationens bokföring och SIE-fil, och underföreningen har inga egna bokföringsinställningar.
En underförening som är en egen juridisk person, med eget organisationsnummer och egen bokföring, kan i stället ha Egen bokföring. Då:
- bokförs dess verifikat med dess egna inställningar och exporteras i en egen SIE-fil, med dess namn och organisationsnummer,
- gäller detsamma för föreningar under den, om de inte själva har egen bokföring,
- skapar den sina egna fakturor, med eget bankgiro eller plusgiro, egna betalningsvillkor och egna OCR-nummer. Ett bankgiro eller plusgiro krävs därför för att den ska kunna fakturera.
Bara Memlist kan slå på eller av egen bokföring. Kontakta support@memlist.se. När egen bokföring är på gör underföreningens administratörer inställningarna ovan på fliken SIE med underföreningen vald.
Fliken Fortnox
Här kopplar du Memlist till Fortnox och ställer in hur verifikaten skickas dit. Se Koppla ihop Fortnox med Memlist.
Fliken Spiris
Spiris är det nya namnet på Visma eEkonomi. Är Spiris kopplat skickas verifikaten dit automatiskt.
Koppla Spiris
- Gå till Bokföring och välj fliken Spiris.
- Klicka på Auktorisera Spiris och logga in med era Spiris-uppgifter.
- När du kommer tillbaka till Memlist visas Spiris är kopplat till denna förening, och under Anslutet Spiris-företag ser du vilket företag i Spiris verifikaten hamnar i.
Inställningar
| Inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Automatisk bokföring med Spiris | Memlist skapar verifikat för kort- och Swishbetalningar och skickar dem till Spiris. Se Kontantmetoden. |
| Konto för betalning (fyra siffror) | Se ovan. |
| Verifikationsserie (en bokstav) | Välj en av verifikationsserierna i Spiris. |
| Bokföringsmetod och Konto för kundfordringar | Se ovan. |
Klicka på Spara. Med Koppla igen gör du om auktoriseringen, och med Ta bort koppling kopplar du bort Spiris.
Konton på artiklar
Kontona på raderna i ett verifikat kommer från artiklarna som köptes. Varje artikel har en sektion Bokföring med följande fält:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Artikelkonto | Intäktskontot som artikelns belopp exklusive moms bokförs på, till exempel 3010 Medlemsavgifter. |
| Momskonto | Kontot som momsen bokförs på, till exempel 2630 Utgående moms 6 %. Krävs om artikeln har moms. |
| Kostnadsställe | Kostnadsställe som raderna får. Valfritt. |
| Kostnadsbärare | Kostnadsbärare som raderna får. Valfritt. |
| Projekt | Projekt som raderna får. Valfritt. |
Fälten finns i redigeringen av medlemsartiklar, se Artiklar och medlemskap, i redigeringen av butiksartiklar och för biljetter till evenemang. Kontona, kostnadsställena och projekten måste finnas i bokföringsprogrammet.
Ange konton på alla artiklar som säljs. Med fakturametoden stoppas ett verifikat som saknar konto: det skickas inte till Fortnox eller Spiris och kan inte exporteras till SIE förrän kontot är rättat.
Tips för SIE: Använd bara bokstäverna A-Z och siffror i kostnadsställen, kostnadsbärare och projekt, utan mellanslag. Vissa bokföringsprogram läser inte andra tecken.