Bokföring i Memlist - översikt
Inledning
Memlist kan skapa verifikat för det som säljs och betalas i systemet: medlemsavgifter, biljetter, fakturor och andra köp. Verifikaten förs sedan över till ert bokföringsprogram, antingen automatiskt via Fortnox eller Spiris, eller som en SIE-fil som ni läser in i valfritt bokföringsprogram.
Den här sidan förklarar hur bokföringen hänger ihop. Övriga sidor i avsnittet Bokföring beskriver varje del i detalj.
Var hittar jag bokföringen?
Bokföringen finns under Bokföring i vänstermenyn, i gruppen Betalningar. Sidan har fem flikar:
| Flik | Innehåll |
|---|---|
| Bokförda | Verifikat som har förts över till Fortnox eller Spiris eller exporterats till en SIE-fil. |
| Ej bokförda | Verifikat som ännu inte finns i något bokföringsprogram. Här skapar du verifikat för hand och exporterar SIE-filer. |
| Fortnox | Koppling och inställningar för Fortnox. |
| Spiris | Koppling och inställningar för Spiris (tidigare Visma eEkonomi). |
| SIE | Bokföringsmetod, konton och inställningar för SIE-filen. |
Se Bokföringssidan och Inställningar för bokföring.
Begrepp
Verifikat - en bokförd händelse, till exempel en betalning. Ett verifikat har ett datum, en text och minst två rader. Varje rad sätter ett belopp på ett konto, antingen i debet eller i kredit. Summan av debet och kredit är alltid lika: verifikatet balanserar.
Konto - kontonumret i er kontoplan, normalt enligt BAS, till exempel 1930 för bankkontot eller 3xxx för intäkter. Memlist hämtar inte er kontoplan. Kontona ni anger i Memlist måste finnas i bokföringsprogrammet.
Verifikationsserie - den bokstav som bokföringsprogrammet numrerar verifikaten i. Memlist lämnar numreringen till bokföringsprogrammet.
Kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt - extra uppdelning av raderna, till exempel per sektion, produkt eller evenemang. De anges per artikel och måste finnas i bokföringsprogrammet.
Bokföringsmetod - när en försäljning bokförs:
- Kontantmetoden bokför försäljningen när pengarna kommer in. Se Kontantmetoden.
- Fakturametoden bokför en faktura när den skapas, som en kundfordran, och betalningen när den kommer in. Se Fakturametoden.
En medlemsfaktura på 500 kr som betalas tio dagar senare bokförs så här:
| Metod | När | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| Kontantmetoden | Betalningen | 1930 Bank 500 | 3xxx Medlemsavgifter 500 |
| Fakturametoden | Fakturan skapas | 1510 Kundfordringar 500 | 3xxx Medlemsavgifter 500 |
| Fakturametoden | Betalningen | 1930 Bank 500 | 1510 Kundfordringar 500 |
Kontantmetoden får användas av mindre organisationer, vilket gäller de flesta föreningar. Fråga er redovisningsansvarige om ni är osäkra på vilken metod ni ska använda.
Från betalning till bokföringsprogram
- Memlist skapar ett verifikat när en betalning registreras, och med fakturametoden även när en faktura skapas, krediteras eller makuleras. Verifikatet hamnar under Ej bokförda.
- Verifikatet förs över till bokföringsprogrammet på något av följande sätt:
- Fortnox - verifikatet skickas automatiskt. Se Koppla ihop Fortnox med Memlist.
- Spiris - verifikatet skickas automatiskt när Spiris är kopplat. Se Inställningar för bokföring.
- SIE-fil - för alla andra bokföringsprogram, till exempel Bokio, BL eller SpeedLedger. Du exporterar verifikaten för en period som en SIE-fil och läser in den i programmet. Se Exportera SIE-fil.
- Verifikatet flyttas till Bokförda. Ett verifikat förs aldrig över två gånger.
Du kan även skapa verifikat för hand, till exempel för en återbetalning. Se Bokföringssidan.
Förutsättningar
Innan Memlist kan bokföra behöver följande vara på plats:
- Bokföringsmetod och konton - välj metod och ange Konto för betalning, och för fakturametoden även Konto för kundfordringar. Se Inställningar för bokföring.
- Konton på artiklarna - varje artikel som säljs behöver Artikelkonto och, om den har moms, Momskonto. Det gäller medlemsartiklar, butiksartiklar och biljetter. Se Konton på artiklar.
- Ett sätt att föra över verifikaten - en koppling till Fortnox eller Spiris, eller SIE-export.
- Behörighet - administratören behöver tillgång till sidan Bokföring och rättigheten Bokföring i sin behörighetsgrupp. Se Behörighet.
Behörighet
Rättigheten Bokföring ställs in i behörighetsgruppen, i fliken Rättigheter. Den har fyra delar:
| Rättighet | Ger möjlighet att |
|---|---|
| Läs bokföring | se och öppna verifikat |
| Skapa bokföring | skapa verifikat för hand |
| Uppdatera och exportera bokföring (SIE) | ändra verifikat, föra över dem till bokföringsprogrammet och exportera SIE-filer |
| Radera bokföring | radera verifikat |
En administratör som saknar en rättighet ser ett meddelande som talar om vilken rättighet som saknas. Se Behörighetsgrupper.
Bra att veta
- Avgifter bokförs inte. Memlist bokför hela beloppet som kunden betalar. Avgifter för kortbetalningar och Swish dras av senare av Stripe eller banken och bokförs av er redovisningsansvarige.
- Återbetalningar bokförs inte automatiskt. När en Swish- eller kortbetalning återbetalas skapas inget verifikat. Skapa ett verifikat för hand med samma rader som försäljningen, men med debet och kredit omkastade. Pengar som betalas tillbaka på en faktura hanteras med en kreditfaktura och Registrera utbetalning, och bokförs automatiskt.
- Ett bokfört verifikat raderas aldrig. Ett fel rättas med ett nytt verifikat som vänder det gamla.