Exportera SIE-fil
Inledning
Använder ni ett annat bokföringsprogram än Fortnox eller Spiris, till exempel Bokio, BL eller SpeedLedger, för ni över verifikaten från Memlist med en SIE-fil. SIE är det standardformat som svenska bokföringsprogram använder för att läsa in verifikat. Memlist skapar en fil av typen SIE 4 med de verifikat som ännu inte är bokförda, och du läser in filen i ert bokföringsprogram.
Ett verifikat exporteras bara en gång. Efter exporten flyttas det till fliken Bokförda med status Exporterad till SIE.
Innan du exporterar
- Gör inställningarna på fliken SIE: bokföringsmetod, konto för betalning och verifikationsserie. Se Inställningar för bokföring.
- Kontrollera att artiklarna har rätt konton. Se Konton på artiklar.
- Välj rätt organisation högst upp i Memlist. Exporten tar verifikaten i den valda organisationens bokföring. Se Vilka verifikat tas med?
Förhandsgranska exporten
- Gå till Bokföring och välj fliken Ej bokförda.
- Klicka på Filtrera och välj Från datum och Till datum under Skapad. Du kan ange bara ett av datumen, så lämnas den andra sidan öppen.
- Klicka på Applicera och återgå.
Listan visar nu exakt de verifikat som en export för samma datum tar med. Ovanför listan står hur många de är, till exempel Exporten tar 42 verifikat mellan 2026-01-01 och 2026-01-31. Kan några av dem inte skrivas till en SIE-fil står det också hur många, och orsaken visas i kolumnen Felmeddelande. Rätta dem innan du exporterar.
Exportera
- Klicka på Exportera SIE på fliken Ej bokförda.
- Ange Från och med och Till och med under Datumintervall. Datumen från filtret är redan ifyllda. Ett tomt datum begränsar inte åt det hållet.
- Klicka på Bokför och ladda ner.
Filen laddas ner och verifikaten markeras som exporterade. Filen heter memlist_sie_<första datum>_<sista datum>.si efter det första och sista verifikationsdatumet i filen.
Om exporten inte går igenom
| Meddelande | Vad du gör |
|---|---|
| Det finns inga ej bokförda verifikat mellan datumen | Kontrollera datumen och vald organisation. |
| Dessa verifikat kan inte skrivas till en SIE-fil. | Verifikaten listas med orsak, till exempel en rad utan konto, ett verifikat som inte balanserar eller ett kostnadsställe med otillåtna tecken. Rätta dem och exportera igen. Inget har exporterats. |
| Några verifikat exporterades samtidigt av någon annan. | Någon annan exporterade samma verifikat samtidigt. Försök igen. |
| Verifikaten mellan datumen tar ut varandra | Verifikaten summerade till noll, så ingen fil skapades. De är ändå markerade som exporterade. Kan bara hända med Ett verifikat per dag. |
Vilka verifikat tas med?
- Verifikat som skapades mellan datumen, båda dagarna inräknade, och som har status Ej bokförd. Verifikat som skickas till Fortnox eller Spiris tas aldrig med.
- Verifikaten i den valda organisationens bokföring, begränsat till de organisationer du har behörighet till. Underföreningar ingår i huvudorganisationens fil, utom de som har egen bokföring. De får en egen fil, som du exporterar med underföreningen vald.
- Betalningar som Memlist inte har skapat något verifikat för kommer inte med.
Vad innehåller filen?
- Ett verifikat per verifikat i Memlist, med verifikationsdatum, verifikatets titel som text och verifikationsserien från inställningarna. Numret lämnas tomt, så att bokföringsprogrammet numrerar verifikaten.
- Med Ett verifikat per dag summeras i stället varje dags verifikat per konto, kostnadsställe, kostnadsbärare och projekt till ett verifikat med texten Verifikat från Memlist. Rader som blir noll lämnas bort.
- Kostnadsställe skrivs som dimension 1, kostnadsbärare som dimension 2 och projekt som dimension 6. Spiris läser bara in kostnadsställe och projekt.
- Organisationens namn och organisationsnummer, och namnet på administratören som exporterade.
Läs in filen i bokföringsprogrammet
- Spara inte om filen. Den är skriven i den teckenkodning som SIE kräver och ser konstig ut i en vanlig texteditor. Läs in filen som den är.
- Håll exporten inom ett räkenskapsår. Filen innehåller inget räkenskapsår, så välj datum som inte går över ett årsskifte om ert räkenskapsår slutar där.
- Läs aldrig in samma fil två gånger. Memlist exporterar varje verifikat en gång, men alla bokföringsprogram varnar inte för dubbletter.
- Kontona, kostnadsställena och projekten i filen måste finnas i bokföringsprogrammet.
- Spiris tar emot högst 15 000 rader per fil. Exportera kortare perioder, eller använd Ett verifikat per dag, om det är många verifikat.
Kan jag ladda ner en fil igen?
Nej. Memlist sparar inte exporterade filer, och exporterade verifikat tas inte med i nya exporter. Spara filen tills den är inläst i bokföringsprogrammet.