Hoppa till huvudinnehåll

Förnyelseguiden

Innan man sätter igång med att förnya medlemmar eller gör inställningar för förnyelserna behöver man ha klart på hur man vill att medlemskapen ska förnyas.

  1. Ska förnyelsen kosta pengar? I så fall se till att den artikel som ska förnyas till har rätt avgift satt.
  2. Finns det en artikel uppsatt för medlemskapet som medlemmarna ska förnyas till?
    Man måste ange vilken artikel som det föregående medlemskapet ska förnyas till.
  3. Räcker det med en bekräftelse?
    Om medlemskapet är kostnadsfritt och man vill förenkla processen kan bekräftelse vara lämpligt.
  4. Ska alla medlemmar förnyas samtidigt eller löpande?
  5. Ska förnyelselänkar skickas via e-post och/eller SMS?
  6. När ska förnyelsen skickas ut?
  7. Hur många påminnelser ska skickas?
  8. Hur följs resultatet upp?

När är förnyelsekörning lämpligt?​

  • När alla medlemmar ska förnyas i ett svep.
  • När alla medlemskap har samma period.
  • När man vill ha full kontroll över processen vid ett givet tillfälle.

När är automatiska förnyelser lämpligt?​

  • När medlemskap är löpande.
  • När samma mall används varje gång.
  • När man inte ofta ändrar registreringsformuläret.

Vilken period ska medlemmarna förnyas från och till?​

Inställningarna på medlemskapsartiklarna styr hur nästa medlemskap skapas. I den nya artikelredigeringen heter fältet Förnyelseartikel och finns på fliken Fakturering, se Artiklar och medlemskap.

Exempel: Period/Kalenderår från 2023 till 2024​

Sätt Nästa period för förnyelse till 2024 och Nästa artikel för förnyelse till exempelvis Medlemskap 2024.

Exempel: Löpande​

För löpande medlemskap anger man endast antal giltighetsdagar. Artikeln kan förnyas till sig själv.

Ett alternativ är typen av period Pågående: medlemskapet gäller tills det avslutas och ingår inte i de automatiska förnyelserna - avgiften tas i stället ut med en återkommande betalning.

Bekräftelselänk eller förnyelselänk​

Alternativ 1: Bekräftelse​

Medlemmen bekräftar medlemskapet utan betalning eller omfattande formulär.
Använd %RENEW_CONFIRM_LINK% i mallen.

Alternativ 2: Förnyelse​

Medlemmen går igenom hela registreringswizar­den:

  • Betala medlemskap
  • Ändra medlemskap
  • Ändra förening
  • Lägga till ny information

Registreringswizar­den måste vara korrekt inställd för förnyelse.

Förnya alla medlemmar samtidigt (körning)​

Gå till Förnyelser → fliken Skapa nya, gör ett urval och klicka på Skapa förnyelser från resultat. Bekräfta körningen.

Automatisk förnyelse​

Aktiveras under Förnyelser → Inställningar.
Medlemmar med autoförnyelse avstängd kommer inte att förnyas automatiskt. Se Autoförnyelse, där det även finns en felsökning om en medlem inte har fått någon förnyelse.

Förnyelsemall E-post​

Ställs in under Mallar. Säkerställ att rätt länk används.

Förnyelsemall SMS​

Ställs också in under Mallar med korrekt förnyelselänk.

Förnyelseinställningar​

Alla inställningar för påminnelser och mallar finns under
Förnyelser → Inställningar.

Förnyelseresultat​

Resultatet visas under Förnyelser → fliken Förnyelser.

Statusöversikt:

  • Schemalagd - utskicket väntar på schemalagd tidpunkt
  • Inväntar svar - medlemmen har inte agerat
  • Påbörjad av medlem - länken har öppnats men förnyelsen är inte klar
  • Ej besvarad - inget svar efter alla påminnelser
  • Ej betalad - förnyelsen är ifylld men betalning saknas
  • Fakturerad - en faktura har skapats för förnyelsen; förnyelsen slutförs när fakturan betalas
  • Slutförd - förnyelsen är klar
  • Förnyelse raderad - förnyelsen har tagits bort

Fakturera förnyelser​

Förnyelser som inte har betalats kan faktureras i ett svep.

  1. Gå till Förnyelser och öppna fliken Förnyelser.
  2. Avgränsa urvalet med Skapad från/Skapad till, Status - till exempel Inväntar svar, Påbörjad av medlem och Ej besvarad - och Betalstatus.
  3. Klicka på Skapa fakturor, kontrollera Antal rader, ange vid behov Förfallodatum och klicka på Fortsätt. Utan datum används antal förfallodagar från Inställningar → Betalning.
  4. Följ körningen under Körningar. Förnyelserna får status Fakturerad.

Fakturan skapas utifrån Nästa artikel för förnyelse på medlemmens senaste betalda medlemskap; saknas den skapas ingen faktura för den förnyelsen. Körningen använder den första fakturamallen av typen Förnyelse för medlemmar.

Fakturorna skickas inte automatiskt - skicka dem från Fakturor med Alternativ → Skicka e-post eller Alternativ → Skapa PDF, se Skicka faktura via e-post och Skapa PDF med flera fakturor. När fakturan betalas förnyas medlemskapet och förnyelsen slutförs automatiskt.