Hoppa till huvudinnehåll

Skicka faktura via e-post

Inledning​

En faktura kan skickas till medlemmen som ett mejl med en länk till fakturan. Det kräver en e-postmall med rätt tagg och att mottagaren har en e-postadress.

Inställning för e-postmallen​

  • E-postmallen måste innehålla variabeln %INVOICE_PDF_LINK%, annars saknar mejlet länk till fakturan. Den kan exempelvis bäddas in i en knapp.
  • Klicka på Uppdatera klartext från design så att även mejlets klartextversion innehåller länken.
  • Mallen kan även använda %INVOICE_TEMPLATE_HEADER% och %INVOICE_TEMPLATE_BOX_TEXT%, som hämtar sidhuvudtext och boxtext från den fakturamall du väljer i utskicket.

Skicka till en enskild medlem​

  1. Sök upp medlemmen via Snabbsök och öppna medlemseditorn.
  2. Gå till fliken Fakturor.
  3. Använd sökrutan (fakturanummer eller OCR) för att hitta fakturan, klicka på menyknappen (…) på raden och välj Skicka med e-post.
  4. Välj E-postmall i listan.
  5. Klicka på Skicka.

Meddelandet E-post skickat visas när mejlet har skickats.

Är fakturan ett utkast skapas den på riktigt när den skickas: den får OCR-nummer och dagens datum som fakturadatum, och PDF:en skapas med standardmallen av typen Förnyelse för medlemmar. Det går inte att ångra. Se Fakturautkast.

Skicka till många mottagare​

  1. Gå till Fakturor.
  2. Filtrera fram de fakturor som ska skickas, exempelvis Betalstatus: Ej betalad.
  3. Klicka på Alternativ → Skicka e-post.
  4. Fyll i:
    • E-postmall - mallen som innehåller %INVOICE_PDF_LINK%.
    • Fakturamall - mallen som fakturorna skickas med.
    • Förfallodatum - utskicket sätter alltid nytt förfallodatum på fakturorna: dagens datum + antal betaldagar, eller det datum du anger efter att ha bockat i Anpassa förfallodag.
  5. Klicka på Starta körning.

Vilka får mejl?​

  • Endast fakturor med betalstatus Ej betalad tas med. Delbetalda och betalda fakturor hoppas över, liksom fakturor till föreningar.
  • Mejlet skickas till medlemmens faktura-e-post i första hand, annars till medlemmens e-postadress.
  • Fakturor vars mottagare saknar giltig e-postadress hoppas över. Saknar alla fakturor e-post startas ingen körning.
  • Utkast i urvalet skapas på riktigt om mottagaren har e-post; övriga förblir utkast.

Följ upp utskicket​

Direkt när körningen startas visas hur många fakturor som fick e-post köad och hur många som saknar giltig e-postadress. Eventuella fel vid själva utskicket ser du under Körningar.

Fakturor som inte skickats tidigare får fakturatypen E-post. Du kan filtrera på Fakturatyp på fakturasidan för att se vilka fakturor som gått ut digitalt och vilka som behöver skrivas ut.

Bra att veta om e-postutskick:

  • E-post låser inte fakturatypen. En faktura som redan gått ut som Papper/PDF, Kivra eller EDI-faktura behåller sin typ och kan ändå mejlas som komplement.
  • E-postutskick markerar inte fakturan som Utskriven, till skillnad från PDF-körningar, Kivra och EDI-fakturor.