Hoppa till huvudinnehåll

Skapa faktura på en medlem

Inledning​

De flesta fakturor skapas automatiskt - när en medlem väljer Betala med faktura, i förnyelsekörningar eller från återkommande betalningsavtal. Den här guiden beskriver hur du som administratör skapar en faktura manuellt på en enskild medlem eller kontakt.

Skapa fakturan​

  1. Sök upp medlemmen via Snabbsök och öppna medlemseditorn.
  2. Gå till fliken Fakturor.
  3. Klicka på Skapa faktura.
  4. Fyll i fakturans grunduppgifter:
    • Välj period - vilken period fakturan tillhör. Visas när det finns flera perioder, och styr vilka medlemskap och artiklar som erbjuds.
    • Fakturamall - obligatoriskt. Mallen styr fakturans utseende, språk och vilka avsändaruppgifter som visas.
    • Förfallodatum - förifyllt utifrån inställningen för antal förfallodagar. Ändra vid behov.
  5. Under Välj artikel lägger du till fakturaraderna:
    • Klicka på Lägg till artikel för varje rad.
    • Välj artikel i listan. Först visas medlemmens obetalda medlemskap som ännu inte fakturerats, därefter aktiva artiklar.
    • Klicka på förstoringsglaset för att söka på artikelnamn och filtrera på Organisation och Artikeltyp.
    • Justera Belopp och Moms (0, 6, 12 eller 25 %) vid behov.
    • Ta bort en rad med papperskorgen.
    • En faktura måste innehålla minst en artikel.
  6. Ange eventuell Fakturatext. Texten skrivs ut på fakturan. Lämnas fältet tomt används texten i mallens grafiska box.
  7. Kontrollera Avsändare och Summa längst ned.
  8. Klicka på Spara.

Koppling till obetalda medlemskap​

Fakturan kopplas till medlemskapen bara om samtliga rader är medlemmens obetalda medlemskap. Då visas texten Fakturan kopplas till de valda medlemskapen. under Summa, och när fakturan betalas aktiveras medlemskapen automatiskt.

Lägger du till en annan artikel på samma faktura kopplas fakturan inte till medlemskapen, och en eventuell förnyelse stängs inte när fakturan betalas.

Efter att fakturan skapats​

När du sparar skapas fakturan direkt med fakturanummer och OCR-nummer, PDF:en genereras och fakturan markeras som utskriven. Den kommer därför inte med i Alternativ → Skapa PDF. Skicka den i stället med e-post, eller ladda ner PDF:en och skicka den själv. Fakturatypen visas som ett streck tills fakturan har skickats.

I fakturatabellen i medlemseditorn ser du fakturanummer, avsändare, belopp, betalt belopp, status, betalsätt, fakturatyp, Kivra-status och förfallodatum. Har medlemmen många fakturor kan du söka på fakturanummer eller OCR i sökrutan högst upp i fliken. Klicka på en rad för att öppna fakturans egen sida.

Via menyknappen (…) till höger på raden kan du:

  • Registrera betalning - se Manuell betalning.
  • Skicka med e-post - välj e-postmall och skicka fakturan till medlemmen. Mallen måste innehålla taggen %INVOICE_PDF_LINK%, annars saknar mejlet länk till fakturan. Se Skicka faktura via e-post.
  • Ladda ner faktura - hämtar fakturans PDF.
  • Radera faktura - makulerar fakturan. Går endast så länge ingen betalning är registrerad.

Viktigt att veta​

  • Skapa inte medlemskap och förnyelser manuellt när fakturan är kopplad till ett medlemskap. Systemet skapar medlemskapet och stänger förnyelsen automatiskt när betalningen registreras.
  • Fakturor som skapas här blir aldrig utkast. Utkast förekommer bara för fakturor från återkommande betalningsavtal, se Fakturautkast.
  • Fakturor kan inte raderas när en betalning finns registrerad, av bokföringsskäl. Se Makulera faktura.