Fakturering i Memlist - översikt
Inledning
Den här sidan ger en översikt över hur fakturering fungerar i Memlist: var funktionerna finns, vilka begrepp som används och i vilken ordning stegen normalt sker. Övriga guider i avsnittet Fakturering beskriver varje del i detalj.
Var hittar jag faktureringen?
Fakturering finns under Fakturor i vänstermenyn. Sidan är uppdelad i flikar:
| Flik | Innehåll |
|---|---|
| Fakturor | Alla fakturor med sök, filter och massåtgärder. Se Fakturasidan. |
| Kundreskontra | Saldo per medlem - debiterat, betalt och obetalt. Se Kundreskontra. |
| BgMax/Iso | Uppladdade bankfiler och matchade inbetalningar. Se Importera BGMax manuellt. |
| BgMax/Iso fel | Inbetalningar som inte kunde matchas mot en faktura. Se Hantera BgMax/Iso-fel. |
| Mallar | Fakturamallar som styr fakturans utseende. Se Fakturamallar. |
| Inställningar | Clearing- och kontonummer. Kontonumret krävs för att ladda upp bankfiler. Se Inställningar för fakturering. |
En enskild faktura har även en egen sida som du når genom att klicka på raden i fakturalistan.
Fakturans livscykel
- Fakturan skapas - på något av följande sätt:
- manuellt på en medlem eller kontakt, se Skapa faktura på en medlem,
- i en förnyelsekörning, se Förnyelseguiden,
- när en medlem väljer Betala med faktura vid registrering eller köp,
- från ett återkommande betalningsavtal.
- Utkast (valfritt steg) - fakturor från återkommande betalningsavtal med manuell hantering ligger först som utkast. Ett utkast har fakturanummer men inget OCR-nummer och kan inte betalas. Se Fakturautkast.
- Fakturan skickas - via e-post, som PDF för utskrift, till Kivra eller som EDI-faktura (Peppol). När en medlem själv väljer Betala med faktura skickas fakturan automatiskt till Kivra eller med e-post. För ett utkast är utskicket samma sak som att skapa fakturan på riktigt.
- Betalningen registreras - automatiskt via BGMax/ISO-fil eller Bankgirot API, eller manuellt på fakturan. Se Manuell betalning.
- Påminnelse skickas vid utebliven betalning. Se Påminnelser.
- Makulering om fakturan inte ska drivas in. Fakturor kan aldrig raderas helt. Se Makulera faktura.
Begrepp
Betalstatus - fakturans betalningsläge: Ej betalad, Delvis betalad eller Betalad. Ett utkast visas som Utkast. Makulerade fakturor visas inte i fakturalistan. I medlemseditorns flik Fakturor visas de som Makulerad, och obetalda fakturor vars förfallodag passerats visas som Förfallen.
Utkast - en påbörjad faktura som har fakturanummer men saknar OCR-nummer. Utkastet får OCR och blir en riktig faktura först när det skickas ut, och det går inte att ångra.
Utskriven - markering som sätts när fakturan tas med i en PDF-körning eller levereras via Kivra eller EDI-faktura, men också direkt när en faktura skapas manuellt på en medlem eller när medlemmen väljer Betala med faktura. E-postutskick påverkar inte markeringen. Utskrivna fakturor kommer inte med i nya PDF-körningar.
Fakturatyp - hur fakturan levereras. En faktura har en typ i taget:
| Fakturatyp | Betydelse |
|---|---|
| Ej skickad | Fakturan har ingen typ ännu. Visas som ett streck i listan; välj Ej skickad i filtret för att hitta dem. |
| Papper/PDF | Fakturan har tagits med i en PDF-/utskriftskörning. |
| E-post | Fakturan har mejlats till mottagaren. |
| Kivra | Fakturan har levererats till mottagarens Kivra. |
| EDI-faktura (Peppol) | Fakturan skickas som elektronisk faktura till företag eller myndighet. |
| Autogiro | Fakturan har skapats från ett autogiroavtal. |
| E-faktura | Fakturan har skapats från ett e-fakturaavtal, se E-faktura. |
| Manuell | Förekommer bara på äldre fakturor och sätts inte av Memlist i dag. |
Så styr fakturatypen vad som går att skicka:
- Kivra och EDI-faktura skickar bara fakturor som saknar fakturatyp eller har typen E-post. En faktura av typen Papper/PDF, Autogiro, E-faktura eller den andra av Kivra/EDI går alltså inte att skicka via Kivra eller EDI.
- En PDF-körning skriver ut fakturan men ändrar bara fakturatypen om den saknas eller är E-post.
- E-post låser aldrig. Den sätter typen E-post på en faktura som saknar typ, och kan alltid användas som komplement utan att en befintlig typ ändras.
- Fakturor från återkommande avtal (autogiro, e-faktura, EDI) får sin fakturatyp redan när de skapas.
Hantering - filter i fakturalistan. Automatisk avser fakturor från ett återkommande avtal med automatisk hantering; Manuell avser alla övriga fakturor, även vanliga engångsfakturor.
OCR - det referensnummer som gör att en inbetalning kan matchas mot rätt faktura. Formatet ställs in under Inställningar → Betalning.
Förutsättningar
Innan ni börjar fakturera behöver följande vara på plats:
- Betalningsinställningar - aktivera Betala med faktura och ange förfallodagar, betalningsvillkor och OCR-format under Inställningar → Betalning på huvudorganisationen. Se Inställningar för fakturering.
- Bankuppgifter - bankgiro eller plusgiro skrivs ut på fakturan och används när bankfiler läses in. Kontonummer (minst 7 tecken) krävs för att kunna ladda upp BGMax/ISO-filer.
- Minst en fakturamall - mallen styr fakturans utseende, språk och vilka avsändaruppgifter som visas. Se Fakturamallar.
- Artiklar i Butik - det som faktureras måste finnas som artikel eller medlemskap.
Tips: Om ni tar emot inbetalningar via bank rekommenderar vi att ni sätter upp automatisk filhämtning. Se Bankgirot API.