Fakturautkast
Inledning
Ett fakturautkast är en påbörjad faktura som ännu inte har skickats. Utkast används för återkommande betalningsavtal med manuell hantering, där administratören själv bestämmer när fakturorna ska gå ut. Fakturor som skapas manuellt på en medlem blir aldrig utkast.
Vad skiljer ett utkast från en faktura?
| Utkast | Faktura | |
|---|---|---|
| Fakturanummer | Ja (behålls när fakturan skickas) | Ja |
| OCR-nummer | Nej | Ja |
| Kan betalas | Nej | Ja |
| Kan förhandsgranskas som PDF | Ja, vattenstämplad UTKAST | Ja |
| Syns för medlemmen | Nej | Ja |
| Visas i fakturalistan | Ja, märkt Utkast | Ja |
Ett utkast får OCR-nummer och dagens datum som fakturadatum först när det skickas ut. Utskicket är alltså samma sak som att skapa fakturan, och steget går inte att ångra. Mottagaren får aldrig ett utkast: fakturan färdigställs innan den skickas.
Skapa fakturautkast från återkommande betalningar
Utkast skapas i batchar från listan över återkommande betalningsavtal. Endast avtal med manuell hantering tas med - avtal med automatisk hantering sköts av systemet och hoppas över. Nya avtal med betalsätten Faktura och EDI-faktura får manuell hantering som standard.
- Gå till Återkommande betalningar i vänstermenyn och öppna fliken Lista.
- Filtrera fram de avtal som ska faktureras.
- Klicka på Alternativ → Skapa fakturautkast.
- I panelen Ny batch:
- Förfallodatum - lämna tomt för att använda varje avtals förväntade datum (nästa dragning), dock aldrig tidigare än betalningsvillkoren räknat från idag. Anges ett datum sätts det på samtliga fakturor i batchen.
- Meddelande på fakturan - valfri text som sätts på alla fakturor i batchen.
- Kontrollera Detaljer för urval och eventuella Varningar: avtal som inte har manuell hantering (hoppas över) och avtal som faktureras i förskott, det vill säga där nästa dragning infaller inom en månad eller först om mer än en månad.
- Klicka på Skapa fakturautkast. En körning startas som skapar ett utkast per avtal. Panelen visar Förlopp medan körningen pågår; du kan stänga den - körningen fortsätter i bakgrunden.
- Följ resultatet under fliken Batchar på sidan för återkommande betalningar (uppdateras automatiskt), eller under Körningar. Klicka på en batch för att se betalsätt, varningar och resultat.
Vilka perioder faktureras?
- Avtalets nästa period faktureras alltid - även om dess datum inte har passerats - plus alla senare perioder vars datum redan har passerats. Avtalets nästa dragningsdatum flyttas sedan fram.
- Kör du en ny batch innan utkastet har skickats läggs ytterligare en period på samma utkast.
- Avtal som är stoppade eller saknar nästa dragning hoppas över (Avtalet är stoppat eller saknar nästa dragning). Avtal utan artiklar ger felet Avtalet saknar artiklar.
- Misslyckas körningen för ett avtal flyttas inte dess nästa dragning, och en ny körning lägger inte till samma period två gånger.
Skicka ut utkasten
- Klicka på batchen under fliken Batchar och sedan på Visa fakturor (knappen är aktiv när minst ett utkast har skapats). Fakturalistan öppnas filtrerad på batchen - filterpillret visar Batch: #B-nummer.
- Kör Alternativ → Skicka e-post eller Alternativ → Skapa PDF.
Tips: Batchfiltret ligger kvar när du lägger till fler filter. Det försvinner om du tar bort pillret Batch: #B-nummer eller rensar alla filter - kontrollera att pillret finns kvar innan du kör en åtgärd under Alternativ.
Så påverkar utskicket utkasten:
- Skicka e-post skapar utkasten på riktigt för mottagare som har e-postadress; övriga förblir utkast. Utskicket sätter alltid nytt förfallodatum - dagens datum + antal betaldagar om inget annat anges. Vill du behålla batchens förfallodatum anger du det under Anpassa förfallodag.
- Utkast skapas också på riktigt när de tas med i Skicka EDI-fakturor (Peppol), i Skapa EDB-fil, eller när de skickas med Skicka med e-post från medlemseditorn.
- Fakturamallen väljs i e-postutskicket och i PDF-körningen. Utkast som skapas via Peppol, EDB-fil eller enskilt e-postutskick från medlemseditorn får i stället standardmallen av typen Förnyelse för medlemmar.
- Har utkastets förfallodatum redan passerats när det skickas får fakturan nytt förfallodatum: utskicksdagen + antal betaldagar.
Fakturatypen sätts redan när utkastet skapas, utifrån avtalets betalsätt: EDI ger EDI-faktura (Peppol), autogiro ger Autogiro och e-faktura ger E-faktura. EDI-fakturor skickas aldrig som en sidoeffekt av ett annat utskick - de går iväg via Alternativ → Skicka EDI-fakturor (Peppol) eller automatiskt för avtal med automatisk hantering.
Efter utskicket har fakturorna OCR-nummer och kan betalas och matchas mot inbetalningar som vanligt.
Vanliga frågor
Varför kan jag inte registrera en betalning på fakturan?
Fakturan är fortfarande ett utkast. Skicka ut den först.
Kan jag ändra ett utkast?
Nej, raderna kommer från avtalet och kan inte ändras i utkastet. Du kan förhandsgranska utkastet, ändra förfallodatum via Alternativ → Ändra förfallodatum eller makulera det. Makulerar du ett utkast faktureras de perioder det innehöll inte på nytt. Förhandsgranskningen är märkt UTKAST och visar Tilldelas vid utskick i stället för OCR-nummer.
Kan medlemmen se utkastet?
Nej. Utkast går varken att nå via den publika fakturalänken eller via medlemmens egen nedladdning, och visas inte i medlemmens fakturalista. De blir synliga först när de skickats.