Hoppa till huvudinnehåll

EDI-faktura (Peppol)

Inledning​

EDI-faktura via Peppol används för att skicka elektroniska fakturor till företag, föreningar och myndigheter. Fakturan levereras direkt in i mottagarens ekonomisystem i stället för som PDF eller brev.

Förutsättningar​

  • Funktionen måste vara upplåst för er miljö. Kontakta support@memlist.se.
  • Inställningarna finns bara på huvudorganisationen.
  • Bankgiro måste vara ifyllt på föreningen - utan bankgiro saknar Peppol-fakturan betalningsuppgifter.
  • Föreningens Momsnummer (under Inställningar → Grundläggande) behövs när fakturan har momsrader.
  • Mottagaren måste ha ett sparat Peppol-ID. Fälten för Peppol-ID och momsregistreringsnummer i medlemseditorn är låsta som standard och låses upp av Memlist.

Aktivera Peppol​

  1. Gå till Inställningar → Betalning på huvudorganisationen.
  2. Bocka i Aktivera betalningsväljaren och Aktivera "Betala med faktura".
  3. Bocka i Aktivera PEPPOL (EDI-faktura till företag och myndigheter).
  4. Spara.
  5. Kontrollera under Inställningar → Bank att Bankgiro är ifyllt. Saknas det visas en varning.

Registrera mottagarens Peppol-ID​

  1. Öppna mottagaren i medlemseditorn.
  2. Fyll i Peppol ID för EDI-faktura under Kontaktinformation - som 0007:organisationsnummer eller bara organisationsnumret.
  3. Fyll vid behov i Momsregistreringsnummer under Detaljer.
  4. Spara.
  5. Klicka på Kontrollera Peppol under Kontaktinformation för att slå upp mottagaren. Kontrollen görs mot det sparade Peppol-ID:t, så spara först. Ett ändrat Peppol-ID kontrolleras annars automatiskt inom cirka 10 minuter.
  6. Status för Peppoluppslag visar resultatet:
    • Ej kontrollerat
    • Peppol hittat
    • Peppol ej hittat
    • Fel uppstod

Statusfältet fylls i av uppslaget och kan inte ändras manuellt.

Skicka EDI-fakturor​

  1. Gå till Fakturor.
  2. Filtrera fram de fakturor som ska skickas.
  3. Klicka på Alternativ → Skicka EDI-fakturor (Peppol).
  4. Bekräfta.

EDI-fakturor skickas för fakturor med betalstatus Ej betalad i urvalet. Delbetalda fakturor, redan skickade fakturor och mottagare utan Peppol-ID hoppas över. Resultatet per faktura visas i körningen under Körningar.

Valet syns bara i Alternativ-menyn när Peppol är aktiverat.

Fakturan kontrolleras innan den skickas. Mottagaren slås upp på nytt, och saknas en giltig Peppol-adress, eller går momsuppgifterna inte att bestämma, stoppas fakturan hos oss i stället för att avvisas av mottagaren.

Observera: Fakturautkast i urvalet skapas på riktigt (får OCR-nummer) innan de skickas.

Följ upp​

  • Filtrera på Fakturatyp → EDI-faktura (Peppol) för att se fakturor som skickas via Peppol. Fakturatypen visar vilken kanal fakturan är låst till, inte att den har levererats - kontrollera resultatet per faktura i körningen.
  • Går mottagaren inte att nå återställs fakturatypen till Ej skickad, och fakturan kan skickas på annat sätt, exempelvis via e-post eller utskrift.
  • En faktura av typen EDI-faktura kan inte skickas som pappersfaktura eller till Kivra. E-post går fortfarande att använda som komplement.

Återkommande EDI-fakturering​

Ett företag kan faktureras löpande via EDI. Avtalet läggs upp under Återkommande betalningar med betalsättet EDI-faktura, och varje period samlas på ett fakturautkast som redan har fakturatypen EDI-faktura (Peppol):

  • Avtal med manuell hantering (standard för nya EDI-avtal): du skapar utkasten via Lista → Alternativ → Skapa fakturautkast och skickar dem sedan via Alternativ → Skicka EDI-fakturor (Peppol).
  • Avtal med automatisk hantering skapar och skickar fakturan själva varje period.

EDI-faktura skickas aldrig som en sidoeffekt av ett annat utskick - det krävs antingen ett EDI-avtal med automatisk hantering eller att ni väljer Peppol-utskicket. Se Fakturautkast.