Hoppa till huvudinnehåll

Importera BGMax manuellt

BGMAX-filens syfte är att koppla samman en eller flera inbetalningar som skett på banken med fakturor som genererats i Memlists fakturasystem. BGMAX-filen kan överföras till Memlist på tre sätt:

  • automatisk hämtning från Bankgirot, se Hämta betalfiler via Bankgirot API
  • automatisk överföring mellan användarens bank och Memlists servicebyrå
  • manuell uppladdning av BGMAX-fil (denna guide)

Användaren behöver ha ett avtal med sin bank om uppsättning av BGMAX-filnedladdning samt reglerna kring användning av OCR-nummer som genererats av Memlist på användarens fakturor. När detta är uppfyllt har ni förutsättningar att använda tjänsten i Memlist.

Det nyare formatet ISO (ISO 20022 camt.054/camt.053, till exempel Nordeas .nda- eller .xml-filer) laddas upp på samma sätt, men matchas strängare - se nedan.

Förutsättningar​

  1. Det behöver finnas obetalda fakturor i systemet som inbetalningarna kan matchas mot.
  2. Kontonummer (minst 7 tecken) måste vara ifyllt - under Fakturor → Inställningar eller Inställningar → Bank. Annars är knappen Ny BGMax/ISO fil utgråad.
  3. Bankgiro- eller plusgironummer måste finnas på huvudorganisationen (Inställningar → Bank). Saknas det misslyckas uppladdningen med meddelandet Kunde inte ladda upp fil.

Ladda upp BGMAX/ISO-fil​

  1. Gå till Fakturor i vänstermenyn och öppna fliken BgMax/Iso.
  2. Klicka på Ny BGMax/ISO fil.
  3. Välj den fil som du vill ladda upp från din dator.

Så matchas inbetalningarna​

Filen visas i listan på fliken BgMax/Iso med filnamn och datum. Inbetalningarna matchas mot fakturorna via OCR-numret:

  • BGMax - det räcker att OCR-numret stämmer. Beloppet registreras som det är: betalas för lite blir fakturan Delvis betalad, betalas hela beloppet eller mer blir den Betalad. Endast inbetalningar till huvudorganisationens bankgiro- eller plusgironummer läses in.
  • ISO - både OCR-nummer och belopp måste stämma exakt. Annars hamnar inbetalningen under fliken BgMax/Iso fel.

När en betalning har matchats mot en faktura skapas medlemskapet och eventuell förnyelse stängs automatiskt. Betalningen bokförs om Bokför transaktioner från BGMax är aktiverat under Fortnox-inställningarna, och alltid för fakturor som har bokförts med fakturametoden. Se Bokföring i Memlist - översikt.

Följande inbetalningar registreras inte och visas inte heller under BgMax/Iso fel - stäm av dem mot bankens underlag:

  • inbetalningar utan OCR-referens
  • inbetalningar till ett annat bankgironummer

Granska och bearbeta filer​

För varje fil i listan kan du:

  • Inspektera fil - visar filens uppgifter samt både lyckade transaktioner (med fakturanummer, OCR och betalt belopp) och ej matchade transaktioner.
  • Bearbeta igen - läser filen på nytt och registrerar betalningar som nu kan kopplas till en faktura, exempelvis om fakturan skapades först efter att filen lästes in. Resultatet visas som antal matchade, redan matchade, ej hittade, fel bankgiro och fel.

Inbetalningar som inte kunde matchas​

Transaktioner som inte kunde kopplas till en faktura hamnar under fliken BgMax/Iso fel, där de kan matchas manuellt mot rätt faktura. Se Hantera BgMax/Iso-fel.

Bekräfta betalningen på medlemmar​

Kontrollera resultatet på medlemmen via medlemseditorns flik Fakturor, eller i fliken Kundreskontra där saldot per medlem visas. Se Kundreskontra.