E-faktura via internetbanken
Inledning
Medlemmar kan anmäla sig till e-faktura, antingen i sin internetbank eller via ett anmälningsformulär. Anmälan kopplas till medlemmen i Memlist och blir ett e-fakturaavtal. Fakturor från avtalet får fakturatypen E-faktura och skickas direkt till medlemmens internetbank.
E-faktura riktar sig till privatpersoner. Motsvarigheten för företag, föreningar och myndigheter är EDI-faktura (Peppol).
Förutsättningar
- Anmälningsformuläret och anmälningar från internetbanken aktiveras av Memlist. Kontakta support@memlist.se.
- Fliken Betalmedgivanden i medlemseditorn är låst som standard och låses upp av Memlist.
- Ni behöver ha fakturering igång med bankgiro och OCR, se Inställningar för fakturering.
Så anmäler sig medlemmen
Via internetbanken - medlemmen anmäler sig till e-faktura från er i sin internetbank. Banken skickar anmälan till Memlist, som verifierar den, och medlemmen ser bekräftelsen "Din anmälan från internetbanken är registrerad!". Kan anmälan inte verifieras sparas den inte, och medlemmen får i stället fylla i anmälningsformuläret.
Via anmälningsformuläret - medlemmen anger sitt personnummer och klickar på Registrera, och får bekräftelsen "Tack för din registrering!". Kontakta supporten för att få länken till ert formulär.
Koppla anmälan till medlemmen
Anmälningar matchas mot medlemmens personnummer. De visas bara på den medlem vars registrerade personnummer stämmer exakt - det finns ingen samlad lista över anmälningar.
- Öppna medlemmen i medlemseditorn.
- Gå till fliken Betalmedgivanden.
- Under E-fakturamandat listas medlemmens anmälningar med bank (eller Publikt formulär), mottagningsdatum, verifiering (Verifierad av banken eller Ej bankverifierad) och status:
- Ej kopplad - anmälan är mottagen men inte kopplad ännu.
- Kopplad till återkommande betalning - ett e-fakturaavtal har skapats.
- Klicka på Lägg till som återkommande betalning på anmälan.
Kopplingen avvisas med ett felmeddelande om personnumret inte stämmer ("Personnumret i anmälan matchar inte medlemmen"), eller om anmälan redan är kopplad eller medlemmen redan har ett e-fakturaavtal i föreningen ("Anmälan är redan kopplad till en återkommande betalning").
Komplettera och aktivera avtalet
Avtalet som skapas saknar artiklar och nästa dragning; avtalets belopp är summan av artiklarna. Innan något kan faktureras behöver du komplettera det:
- Öppna avtalet - under Återkommande betalningar → Lista eller i medlemmens flik Betalmedgivanden - och klicka på Redigera.
- Lägg till artiklar med Lägg till artikel.
- Ange intervall och Nästa dragning, och spara.
- Klicka på Aktivera avtalet. Knappen kräver att nästa dragning är sparad.
Har ni inställningen Aktivera nya återkommande betalningar automatiskt påslagen (under Återkommande betalningar → Inställningar) blir anmälningar som verifierats av banken aktiva direkt. Anmälningar via formuläret behöver alltid aktiveras manuellt.
Så skapas och skickas fakturorna
När avtalet är aktivt skapar systemet automatiskt en färdig faktura med OCR-nummer varje period, med fakturatypen E-faktura. Fakturan skickas till medlemmens internetbank, där medlemmen godkänner betalningen. E-fakturaavtal ingår inte i Skapa fakturautkast.
Vill du se fakturorna filtrerar du på Fakturatyp → E-faktura under Fakturor.
Uppföljning
- Medlemmens avtal visas under Återkommande betalningar.
- Betalningarna matchas mot fakturan via OCR precis som vanliga fakturor, se Importera BGMax manuellt.