Kundreskontra
Inledning
Kundreskontra visar ekonomin per medlem i stället för per faktura: vad som har debiterats, vad som har betalats och vad som är obetalt. Här ser ni snabbt vilka medlemmar som har utestående belopp och varför.
Fliken hittar du under Fakturor → Kundreskontra.
Tabellen
| Kolumn | Innebörd |
|---|---|
| Medlem | Namn (eller företagsnamn), medlemsnummer och eventuellt utträdesdatum. Färgen på initialerna visar status. |
| Medlemskap | Medlemmens senaste aktiva medlemskap. |
| Status | Medlemmens betalningsläge, se nedan. |
| Debiterat | Betalt plus obetalda krav - alla betalda köp (även med kort eller Swish) samt obetalda fakturor och misslyckade dragningar. |
| Betalat | Totalt inbetalt belopp. |
| Saldo | Medlemmens saldo sett från medlemmens sida: obetalda krav visas som ett negativt belopp, inget att betala visas som 0. |
| Ändrad | Datum för medlemmens senaste köp eller inbetalning. |
Överst visas summan av Debiterat, Betalat och Saldo för hela urvalet.
Vad räknas med?
- Saldo innehåller endast faktiska krav: obetalda poster som har en faktura, samt misslyckade dragningar på återkommande betalningar.
- Ej slutförda köp (påbörjade registreringar och kassor som aldrig fakturerats) påverkar inte saldot. De ger statusen Aktiv - Ej slutförd och visas separat i medlemmens vy.
- Påbörjade förnyelser påverkar inte beloppen förrän de har fakturerats eller betalats.
- Poster på 0 kr (gratis medlemskap och biljetter) visas inte alls.
- Signaler om förfallet och påminnelser kommer bara från fakturor, eftersom det är den enda posten med förfallodatum.
Statusar
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Aktiv - Ej förfallen | Fakturor ej förfallna och fungerande dragningar. |
| Aktiv - Påminnelse | Påminnelse skickad på obetald faktura. |
| Aktiv - Förfallen | Har förfallen obetald faktura. |
| Aktiv - Ej slutförd | Utestående belopp utan pågående betalningsväg, till exempel ett påbörjat köp som aldrig slutfördes. |
| Avslutad | Medlemmen har utträtt eller avregistrerats, eller är avliden. |
Filtrera
Klicka på Filtrera och välj bland Status, Avser (Medlemskap, Event/Biljett, Butik eller Donation), Betalsätt, Datumintervall, Misslyckade dragningar, Avliden och Saldo (Negativt = har skuld, Noll eller Alla). Avlidna medlemmar visas bara om du väljer det under Avliden.
Datumintervall används till exempel vid bokslut och påverkar listan, summorna och Excel-exporten. Bara köp daterade inom intervallet räknas - en fakturerad post räknas från sin första faktura - och betalningar och återbetalningar efter slutdatumet räknas inte. Förfallet bedöms mot slutdatumet. Medlemmens panel och kontoutdraget visar alltid hela kontot i dagsläget.
Detaljer per medlem
Klicka på en rad för att öppna medlemmens panel. Personikonen Visa medlem på raden öppnar i stället medlemseditorn direkt.
Panelen har tre flikar:
Översikt - betalsätt, titel, medlemskap, företag, e-post, telefon och medlem sedan, samt:
-
Aktuellt saldo - de obetalda poster som saldot består av, var och en med förklarande text, till exempel:
- Förfallodag: ÅÅÅÅ-MM-DD och Skickad via e-post, Kivra eller EDI-faktura
- Förfallen X d
- Delbetald, X kr kvar
- Återkommande dragning misslyckades (metod)
Beloppen läses från medlemmens sida: debiteringar visas som minus (- 409 kr), inbetalningar som plus (+ 200 kr) och det som återstår på en post som ett negativt saldo.
-
Kommande - kommande dragningar och Fakturautkast från återkommande betalning. Informativa rader som inte räknas in i saldot.
-
Ej slutförda köp - påbörjade köp som aldrig slutfördes, med texten Påbörjad med (metod) - ej slutförd eller Betalningen slutfördes aldrig - inget betalsätt valt. Räknas inte som fordran och tas inte med i kontoutdraget.
-
Historik - betalda poster, senaste först, med status Betalad eller Återbetalad. Klicka på en rad för att se förfallodag och inbetalningar.
Medlemskap - medlemmens medlemskap med datum, betalsätt och belopp.
Betalningar - samtliga betalningar med datum, metod, belopp och status.
I panelen kan du också:
- Bläddra till föregående/nästa medlem.
- Klicka på Visa profil för att öppna medlemseditorn.
- Klicka på Exportera kontoutdrag för att ta ut medlemmens kontoutdrag.
Exportera
- Alternativ → Exportera (Excel) exporterar hela det filtrerade urvalet med den aktuella sorteringen, högst 50 000 rader. Filen innehåller kolumnerna Medlemsnummer, Förnamn, Efternamn, Företag, E-post, Medlemskap, Status, Debiterat, Betalat, Saldo och Ändrad.
- Exportera kontoutdrag i medlemmens panel ger filen kontoutdrag-medlemsnummer.xlsx med kolumnerna Datum, Post, Status (Obetald, Betald, Återbetalad eller Misslyckad dragning), Debiterat och Inbetalt, med inbetalningar och återbetalningar som underrader.
Båda filerna innehåller endast en rubrikrad och detaljrader - inga sammanfattnings- eller totalrader - så att de kan läsas in direkt i ekonomisystem.
Kundreskontra i medlemseditorn
Samma vy finns på den enskilda medlemmen: öppna medlemseditorn och gå till fliken Kundreskontra. Där visas medlemmens Debiterat, Betalat och Saldo tillsammans med saldoposter, kommande poster och historik.
Fliken är låst som standard och kan bara låsas upp av Memlist - kontakta support@memlist.se. När den är upplåst kan den döljas för enskilda roller under Kontakter → Roller → Inställningar. Fliken kräver behörighet att läsa fakturor.