Skicka faktura till Kivra
Inledning
Med Kivra levereras fakturan digitalt till medlemmens digitala brevlåda i stället för som brev eller e-post. Den här guiden beskriver hur ni aktiverar Kivra och hur fakturor når Kivra.
Kivra för autogiro beskrivs separat i Kivra Autogiro.
Förutsättningar
- Kivra aktiveras under Inställningar → Betalning, som bara finns på huvudorganisationen.
- Huvudorganisationen måste ha ett organisationsnummer registrerat - annars är kryssrutan för Kivra låst.
- Medlemmen måste ha ett personnummer och vara ansluten till Kivra.
Aktivera Kivra
- Gå till Inställningar → Betalning på huvudorganisationen.
- Bocka i Aktivera betalningsväljaren.
- Bocka i Aktivera "Betala med faktura".
- Bocka i Aktivera Kivra avsändare. En ruta med Kivras allmänna villkor öppnas.
- Bocka i Behörig har läst och godkänt Kivras allmänna villkor och klicka på Fortsätt. Kopplingen till Kivra skapas direkt och resultatet visas: Kivrakoppling skapad eller Kunde inte koppla kivra. Stänger du rutan utan att fortsätta avmarkeras Kivra igen.
- Klicka på Spara för att spara sidans övriga val.
I rutan Kivra inställningar visas därefter när och av vem villkoren godkändes, samt Kivra Tenant OK när kopplingen fungerar. Visas Gick ej att koppla Tenant för Kivra - kontakta support@memlist.se.
Så når fakturorna Kivra
Automatiskt när medlemmen väljer Betala med faktura
När en medlem väljer Betala med faktura vid registrering eller köp skapas fakturan direkt. Har medlemmen personnummer och finns i Kivra levereras fakturan dit; annars skickas den som PDF med e-post.
I en PDF-körning
- Gå till Fakturor och filtrera fram de fakturor som ska skickas.
- Klicka på Alternativ → Skapa PDF.
- Bocka i Skapa i Kivra om mottagaren finns.
- Välj fakturamall, sortering och eventuellt nytt förfallodatum.
- Klicka på Starta körning.
Fakturor till mottagare som finns i Kivra skapas i Kivra och tas inte med i PDF-filen. Övriga fakturor skrivs ut som vanligt. Se Skapa PDF med flera fakturor.
En levererad Kivra-faktura får fakturatypen Kivra, markeras som utskriven och kan därefter inte skickas som pappersfaktura eller EDI-faktura. E-post går fortfarande att använda som komplement.
Följ upp Kivra-status
Varje faktura har en Kivra-status:
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Inget | Fakturan har inte skickats till Kivra. |
| Skapad i Kivra | Fakturan har levererats till mottagarens Kivra. |
| Personnummer ej i Kivra | Medlemmen finns inte i Kivra. När medlemmen själv valt Betala med faktura har fakturan då skickats med e-post i stället. |
| Fel uppstod | Leveransen misslyckades. |
Statusen visas i kolumnen Kivra i medlemseditorns fakturaflik och kan filtreras fram på fakturasidan via Filtrera → Kivra status.